Le télétravail, une solution de crise, mais peut-être pas que !
Aujourd’hui c’est le coronavirus Covid-19 qui oblige les entreprises à recourir au télétravail en masse. Mais d’autres circonstances peuvent également contraindre à ce mode de travail : par exemple, des inondations majeures (type crue centennale) qui empêcheraient les salariés d’accéder aux locaux professionnels. La paralysie des transports (quelle qu’en soit la cause) ou même des raisons plus positives comme la prise en compte de la santé de la planète. L’effet positif de la crise sanitaire actuelle pourrait donc être de prolonger, au moins partiellement, le recours au télétravail en exploitant la dynamique et les solutions déployées en réponse au contexte présent. Alors comment faire et faire bien ?
Télétravail, oui mais comment faire ?
Pour répondre à cette question, ma petite cKiou a la chance d’avoir un parrain qui connait particulièrement bien les ressorts du télétravail : Stephen Sanderson, conseil, expert de la transformation numérique et conduite du changement. Il partage son expertise avec nous.
– Hi, Stephen, cKiou est super contente de te retrouver après ton initiation à la transformation numérique. Merci de revenir éclairer les Humains sur le télétravail qui vient de prendre une importance énorme dans leur vie. Alors dis-nous : qu’est-ce que le télétravail et surtout comment on s’y prend ?
Qu’est-ce que le télétravail ? Comment on s’y prend pour télétravailler ?
– Très bonnes questions, cKiou ! Content aussi de te retrouver. Le télétravail est la possibilité « offerte » par une entreprise à ses collaborateurs ou ses consultants externes de « délocaliser » leur travail en dehors des bureaux de l’entreprise.
L’entreprise autorise le télétravail et la technologie le rend possible grâce à des systèmes sécurisés comme un réseau privé virtuel (VPN). Il permet, grâce à des identifiants, d’accéder aux ressources informatiques de l’entreprise. Les pionniers se souviennent d’avoir dû entrer un code donné par un « Token » (système donnant une suite numérique aléatoire attendue par l’ordinateur) ou une application sur le téléphone portable. Ouf, c’est maintenant plus simple. Et aussi sûr. Tout se passe directement sur le portable au travers d’identifiants particuliers.
Stephen Sanderson
Qui peut faire du télétravail, pour quelles activités ?
– Hi, cKiou est curieuse de savoir qui peut faire du télétravail, concrètement quelles activités permettent le télétravail ?
– Lors de mes premières expériences (vers 2000), le télétravail représentait une activité très marquée cadre supérieur, commercial et/ou technicien expert pour assurer les astreintes techniques. Exemples : mise en place d’une Mise En Production (MEP) d’une nouvelle version, support lors d’une période clé de la vie de l’entreprise, ou support lors de la clôture annuelle des comptes de l’entreprise. Le télétravail et la technologie ad hoc se sont mis en place bien avant qu’on parle de mobilité ou de Flex Office. Nous étions des pionniers et l’on sourit un peu quand on entend parler de « mobilité ».
Le besoin de travailler, de bénéficier des ressources informatiques de l’entreprise aux quatre coins du monde était et reste une nécessité absolue.
L’une des raisons qui fait que le télétravail n’était pas proposé au plus grand nombre, était le prix exorbitant du PC portable et aussi, ne l’oublions pas, la grande timidité des Ressources Humaines vis-à-vis de cet usage, très peu disruptives en la matière. Mais accordons-leur le fait qu’il n’y avait pas de cadre juridique ou de droits à la déconnexion.
Historiquement, on voit que nous sommes pour commencer dans une logique très pragmatique et peu tournée vers le salarié. L’idée est la continuité du travail, ne pas être empêché par rapport à un lieu, un horaire, mais pouvoir avancer sur les dossiers. Dans mon cas, une vraie bouffée d’air, manager de grosses équipes, aux quatre coins du monde, 40% de mon temps en déplacement. Sans cette possibilité, je n’aurais pas pu faire la moitié de ce qu’on me demandait et que l’on me demande.
Comment se situe la France en matière de télétravail ?
– Hi, cKiou se demande comment se situe la France en matière de télétravail ? Tu dois savoir ça puisque, de longue date, tu es allé « aux quatre coins du monde » comme disent les Humains, et pour de grands groupes ?
– En effet, et comme souvent, heureusement pas sur tout, la France n’est pas leader. Je pense qu’il faut être honnête en la matière, la technologie existe depuis le début. Mais ce qui fait la différence, ce sont les mentalités. Les Anglo-Saxons sont extrêmement flexibles, travailler depuis son domicile, ou depuis le bureau, pour eux c’est pareil. Ils sont des pragmatiques, ils s’appuient sur une notion très simple : le travail est fait ou pas. Le fait de savoir « où » et « comment » il est fait est anecdotique. La confiance est là, on part du principe que la technologie offerte au salarié apportera beaucoup à l’entreprise. Ce sera un win-win pour les deux parties. Concrètement, moi parent, j’accompagne mes enfants et hop je me connecte. J’ai eu le plaisir d’accompagner mes enfants, j’organise mon temps, si je veux travailler tard sur un dossier, libre à moi. L’important est le rendu en temps et en heure, et en qualité du livrable.
En France, c’est un peu différent, on aime codifier, se poser des questions : quid des Ressources Humaines, quid du Droit du Travail, quid des syndicats ? Mais aussi « est-ce que le salarié va travailler » ? On aime voir les employés, être en proximité, sous couvert d’unité, de cohésion de l’équipe…
Le Droit du travail et la sécurité en télétravail
En cas de circonstances exceptionnelles prévues par le Code du travail : menace d’épidémie ou cas de force majeure, le télétravail peut être imposé au salarié.
– Hi, cKiou imagine qu’il doit y avoir un encadrement un peu spécifique pour le télétravail ?
– En effet, cKiou, le télétravail est aussi encadré, mais avec des différences selon les pays. Les pays anglo-saxons ont un droit plutôt basé sur la jurisprudence. N’oublions pas qu’ils sont avant tout tournés vers le « business », donc le télétravail est un moyen pour accomplir une tâche. En France, le droit au télétravail est de l’ordre de l’accord d’entreprise. Pour avoir pratiqué les deux approches, comme toujours la justesse serait entre les deux.
En France, selon les cas, on peut avoir droit à tant de jours de télétravail dans une entreprise et à un nombre différent dans une autre. De plus, le télétravail n’est pas autorisé aux personnes externes à l’entreprise. Il est en effet assimilé à un avantage, de type RTT, et doit rester un outil. On peut s’étonner du fait de ne pas autoriser le télétravail aux externes, ce qui les prive d’une partie de leurs potentiels.
Les notes de type « droit à la déconnexion » : « ne répondez pas si vous recevez ce mail en dehors de votre temps de travail » n’a d’autre utilité que de couvrir l’entreprise dans le cas où un salarié se plaindrait.
L’utilisation du télétravail pose des questions, mais pour être pragmatique, une des plus importantes est : quid de l’accident de travail sur une journée de télétravail ? Voir encadré.
– Le télétravailleur dispose des mêmes droits que le salarié qui exécute son travail dans les locaux de l’entreprise.
– L’employeur a les mêmes obligations en matière de prévention des risques professionnels
– L’évaluation des risques va porter sur ceux liés à l’exécution de certaines tâches en télétravail
– Certaines dispositions relatives à la santé et la sécurité seront limitées dans leur application en raison du caractère privé du domicile du télétravailleur
– Si un salarié est victime d’un accident dans le cadre du télétravail, c’est «présumé être un accident du travail au sens des dispositions de l’article L 411-1 du code de la sécurité sociale».
Management : comment gérer une équipe et assurer la cohésion en télétravail
– Hi, cKiou pense que le télétravail pose aussi des questions de management puisque ce n’est pas un mode de travail extrêmement pratiqué, ou du moins pas à grande échelle ? Ce n’est certainement pas la même chose de travailler avec des personnes à la maison quand on n’est pas habitué !
– Oui cKiou, ce n’est pas la même chose ni pour les personnels ni pour les managers. Quelques conseils :
Ne pas tomber dans les mails / messages à tout bout de champ. Faire des points réguliers type « daily » un point comme avec la méthode de projet agile, on le fait en conférence téléphonique.
Être discipliné, avoir des rituels, j’ai pour ma part un « daily » tous les jours où je demande ce que tu as fait et qu’est-ce que tu vas faire. Deux fois par semaine une conférence call avec tous mes responsables techniques où pendant une heure on échange sur les projets entre nous, ce qui a été fait, les difficultés, ce qu’il faut faire, réaligner les priorités, détecter les risques. En « weekly » on fait le point de la semaine et de celle qui va venir. Toutes ces réunions doivent être entre 30 minutes et 1 heure maximum.
Cr
éer des petits événements. La semaine dernière j’ai fait un « e-breakfast », où j’ai invité par messagerie mes équipes à prendre un café tous ensemble : dans le mail, il y avait une photo d’un panier de croissants. Croyez-moi, ça met de bonne humeur, même si la personne en Angleterre a été un peu désolée de ne pouvoir trouver de croissants !
Faire du chat avec toute votre équipe à l’aide d’outils comme Skype, Teams, Google. Cela permet une relation plus en confiance, moins officielle que le mail, on peut se « lâcher » et ça crée un effet « nous sommes entre nous ».
Faire des points individuels avec tous les membres de votre équipe : il est important que chacun ait un moment d’exclusivité.
Ne pas parler que de travail lors de ces points, mais comme au bureau, demandez des nouvelles de la petite dernière qui était malade, du week-end, de sport. Adaptez-vous à chacun. Ces points sont vraiment importants, d’abord parce que vous créez du lien et, par ce lien, vous arrivez à détecter si la personne va bien. Si elle a besoin d’aide, vous pouvez demander à un autre collègue d’appeler.
Vous êtes à la disposition de vos équipes. Je me rappelle avoir géré un projet très complexe avec une très grosse contrainte de temps (6 mois), avec une équipe globale : Australie, US Est – Ouest, Europe, Grande Bretagne, Inde et France. Donc je faisais 7h-22h, car il était important que tous aient de mon temps, que l’équipe ait des moments tous ensemble, que toute l’équipe fasse l’effort pour l’autre. Il était hors de question que la personne en Australie se sente moins importante que les autres dans l’équipe.
Le salarié doit aussi utiliser ces astuces. Il est responsable, à son niveau, de créer l’osmose de l’équipe, de sa cohésion. Le groupe, ce n’est pas que le manager ou l’entraîneur en sport, mais il est la somme de toutes les individualités.
A l’avenir, quels pourraient être les effets du Covid-19 sur le télétravail ?
– Hi, cKiou se demande si le télétravail va durer après la crise sanitaire du coronavirus. Est-ce que ça peut devenir un mode de travail privilégié à l’avenir ?
– cKiou, avec le niveau 3 de l’épidémie et le confinement, la France découvre de façon massive le télétravail. J’aime à voir derrière chaque difficulté une solution, une avancée.
Tout d’abord, après ce test grandeur nature, les entreprises vont y adhérer massivement. Elles vont se rendre compte qu’on va gagner en confort pour le salarié et en productivité. Les gens seront plus enclins à travailler à domicile et la pollution va durablement diminuer.
Souvent l’évolution technologique vient d’une grosse difficulté à surmonter. Exemple : c’est pendant la guerre que la « Machine de Turing », à l’origine de l’Intelligence Artificielle, a notamment fait ses preuves en craquant les messages cryptés réputés inviolables d’Enigma, la machine de cryptographie alors utilisée par les Allemands.
La cryptologie a été un élément essentiel de la victoire des alliés : Alan Turing et sa « Machine de Turing » avait été sollicité par le gouvernement britannique pour participer au décryptage de messages de l’armée allemande. Il a réussi à vaincre les chiffres d’Enigma réputés inviolables !
Une prise de conscience de l’utilité du télétravail
Après avoir expliqué la timidité actuelle des Ressources Humaines, cela va changer et tous vont se rendre compte du bien fondé de cette solution.
Nous allons pouvoir changer durablement nos habitudes, ce qui sera bon pour tous. La jeune génération ne s’en souvient pas, mais la relance du vélo à Paris date de 1995 avec les grèves. Depuis, nous sommes de plus en plus à utiliser le vélo. Objectivement cela n’a pas été une prise de conscience écologique, mais grâce à cette épreuve, les gens se sont souvenus que le vélo était une solution.
Une phase d’adaptation
Attention, les premiers jours vont être difficiles, les « Box » que nous avons tous sont très bien, mais les réseaux sont-ils prêts à gérer une charge aussi importante ? Oui, évidement, avec quelques lenteurs peut-être, mais pas de quoi s’alarmer. D’autre part, inutile de se connecter toute la journée, une connexion toutes les heures pour voir ses mails suffit. On peut apprendre à travailler hors-connexion et se connecter au moment du besoin, par exemple pour récupérer un message ou mettre un fichier sur un lecteur partagé. On peut avoir le même réflexe qu’avec la lumière dans son appartement : on l’allume quand on en a besoin, pas toute la journée.
Nous ne sommes pas tous égaux face au télétravail
La situation actuelle va montrer que nous ne sommes pas tous égaux face au télétravail. Difficile d’être boulanger en télétravail ! Nous ne sommes pas tous non plus dans les mêmes secteurs d’activités : secteurs stratégiques vs non-stratégiques.
De plus, l’inégalité va se montrer avec l’illectronisme. Ce terme reprend la même source que l’illettrisme, mais signifie l’inégalité devant l’accès aux services numériques. Il est urgent de s’assurer que tous ont des accès 4G forts, pas de zone blanche, et que tous ayons la formation informatique minimum. La question est du même niveau qu’entre lire et ne pas savoir lire.
Télétravail, des « gestes barrières » contre les cyber-risques
Pour se connecter au système de l’entreprise et limiter les risques d’usurpation d’identité :
– Recourir à un VPN
– Utiliser une authentification à 2 facteurs si possible
– Utiliser un mot de passe « fort »
S’assurer que l’on a une connexion WiFi sécurisée pour que des personnes à proximité ne puissent pas infiltrer la connexion
Vérifier que l’on a un antivirus à jour ainsi que tous les logiciels et les modules de navigateurs
Mettre en place une stratégie de sauvegarde : tous les fichiers importants doivent être sauvegardés régulièrement
Verrouiller son ordinateur par mot de passe pour éviter des interactions même accidentelles
Sachons faire preuve de résilience
Demain est plein d’espoir ! Nous ne devons pas céder à la panique car demain on constatera que :
– Nous aurons une forte reprise de l’économie,
– Les projets arrêtés vont reprendre,
– Une société nouvelle nous attend.
On peut me dire que je suis optimiste, mais je crois en l’Homme et à notre capacité forte de résilience, la dépression n’apporte rien, l’optimisme est le début de la réussite. Je préfère cette approche !
– Hi, cKiou te remercie Stephen pour ton éclairage qui relève de ton expérience vécue sur le télétravail et aussi pour cette conclusion optimiste qui fait du bien en ce moment. cKiou espère que l’avenir te donnera raison, pour le bien des Humains !
En prolongement… informations sur le télétravail en vidéos
Télétravail, mode d’emploi
De nouvelles dispositions simplifient et facilitent la mise en place du télétravail. Elles sont issues de la loi connue sous le nom « ordonnances travail » qui en a simplifié le recours.
Télétravail : bonnes pratiques
Guillaume Champeau, directeur éthique et Affaires Juridiques chez Qwant, travaille depuis longtemps en télétravail. Il livre quelques-unes de ses astuces et bonnes pratiques.
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Merci à Monsieur Sanderson et à cKiou pour ces conseils et une perspective optimiste. L’épidémie passera, espérons qu’elle débouche au final sur de meilleures pratiques pour les salariés comme pour les entreprises.
Merci @Alain, vous avez raison l’épidémie passera et nous devrons tous en tirer des leçons pour améliorer nos pratiques à la fois personnelles et professionnelles. C’est ainsi que nos sociétés ont progressé à travers les âges.